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Realidad Operativa
Este documento recoge la informacion sobre la realidad logistica y operativa actual de Ontime. Debe ser completado por los equipos de Operaciones, Comercial y Tecnologia antes de la configuracion final de PROXIMITI.
El objetivo es doble: (1) configurar el sistema correctamente desde el dia uno, y (2) identificar brechas entre lo que PROXIMITI ofrece y lo que la operativa real necesita.
Instrucciones: Rellenar la columna "Respuesta" de cada tabla. Si una pregunta no aplica, indicar "N/A". Si la respuesta es aproximada, indicar "~" delante del valor.
1. Red de Centros PUDO
1.1 Volumetria de la Red
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Numero total de centros PUDO propios | |
| Numero de centros de proveedores (Kanguro) | |
| Numero de centros de proveedores (Hublocker) | |
| Otros proveedores (nombre y cantidad) | |
| Distribucion geografica (ciudades principales y porcentaje de centros) | |
| Comunidades autonomas con mayor concentracion | |
| Plan de crecimiento: centros nuevos previstos en los proximos 12 meses | |
| Se prevee dar de baja centros? Cuantos? |
1.2 Tipos de Establecimiento
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Tipos de comercio que operan como PUDO (papeleria, kiosco, ferreteria, etc.) | |
| Cuales son los tres tipos mas frecuentes? | |
| Hay centros que son lockers automaticos (sin operador humano)? | |
| Capacidad media por centro (numero de huecos o espacios de almacenamiento) | |
| Capacidad maxima registrada en un solo centro | |
| Capacidad minima registrada en un solo centro | |
| Como se define la capacidad hoy? (por numero de paquetes, por volumen, por peso) | |
| Los centros tienen zona de almacenamiento separada o comparten espacio con el negocio? |
1.3 Horarios de Operacion
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Horario tipico de apertura (hora inicio - hora fin) | |
| Hay centros con horario partido (manana y tarde)? Porcentaje aproximado | |
| Operan los sabados? Todos o solo algunos? | |
| Operan los domingos? | |
| Operan en festivos nacionales? | |
| Hay variaciones estacionales de horario (verano, Navidad)? | |
| Quien comunica los cambios de horario? El centro o la central? |
1.4 Gestion de la Red
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Como se da de alta un centro nuevo hoy? (proceso y sistema) | |
| Como se da de baja un centro? | |
| Quien aprueba la incorporacion de un nuevo centro? | |
| Hay contrato tipo con los centros? Duracion tipica | |
| Frecuencia de actualizacion de datos del centro (direccion, horarios, contacto) |
2. Flujo de Expediciones Actual
2.1 Volumetria de Expediciones
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Expediciones diarias promedio (dias laborables) | |
| Pico maximo diario historico (indicar fecha: Black Friday, Navidad, etc.) | |
| Expediciones mensuales promedio | |
| Tendencia de crecimiento anual (porcentaje) | |
| Distribucion por tipo de servicio: estandar / express / mismo dia (porcentaje) | |
| Peso medio por paquete (kg) | |
| Dimensiones medias de paquete (cm) | |
| Porcentaje de expediciones con multiples bultos |
2.2 Ciclo de Vida Actual
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Como se crean las expediciones hoy? (ALINA, portal web, API, fichero plano) | |
| Como se asigna el centro PUDO destino? (automatico, manual, elige el cliente) | |
| Como se notifica al destinatario de que su paquete esta listo? (email, SMS, ambos, ninguno) | |
| Se envian recordatorios antes de la caducidad? | |
| Dias de retencion en centro antes de considerar caducado | |
| Que pasa con los paquetes caducados? (devolucion a remitente, destruccion, otro) | |
| Como se gestiona la prueba de entrega (POD) hoy? | |
| Se captura firma digital del destinatario? | |
| Se toma foto del paquete en el momento de entrega? | |
| Se registra el documento de identidad del destinatario? | |
| Donde se almacenan las pruebas de entrega? (sistema, formato) |
2.3 Recepcion en Centro PUDO
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Como recibe el operador los paquetes del transportista hoy? (escaneo, anotacion manual) | |
| Tipo de escaners o lectores usados (marca, modelo) | |
| Formato de codigo de barras usado en las etiquetas (Code128, QR, EAN-13, otro) | |
| Las etiquetas son generadas por Ontime o por el cliente? | |
| Se verifica la capacidad del centro antes de aceptar un envio? | |
| Que pasa si el centro esta lleno? (se rechaza, se acepta igualmente, se redirige) | |
| Que sistema registra la recepcion? | |
| Se genera algun comprobante de recepcion para el transportista? |
2.4 Entrega al Destinatario
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Como se identifica al destinatario cuando llega a recoger? (DNI, codigo, QR, nombre) | |
| Se requiere firma del destinatario en la entrega? | |
| Se toma foto del paquete entregado? | |
| Se registra el numero de documento de identidad? | |
| Puede recoger otra persona que no sea el destinatario? (autorizados, familiares) | |
| Que sistema registra la entrega? | |
| Se genera comprobante de entrega para el destinatario? |
2.5 Intercambio con Transportista
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Como se gestiona la entrega del transportista al centro PUDO? (protocolo actual) | |
| Hay algun proceso de verificacion mutua (firma cruzada, doble escaneo)? | |
| Como se gestiona la recogida de paquetes caducados por el transportista? | |
| Con que frecuencia pasa el transportista a recoger caducados? | |
| Los transportistas usan dispositivos propios o proporcionados por Ontime? | |
| Los transportistas tienen app movil actualmente? Cual? | |
| Cuantas rutas de reparto/recogida hay diariamente? |
3. Estructura de Tarifas y Facturacion
3.1 Modelo de Tarificacion al Cliente
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Tarifa base por envio estandar (rango en euros) | |
| Se tarifica por peso? | |
| Se tarifica por volumen (peso volumetrico)? | |
| Se tarifica por zona geografica? | |
| Cuantas zonas tarifarias existen? | |
| Hay tarifas diferenciadas por tipo de servicio (estandar, express, mismo dia)? | |
| Hay tarifas especiales negociadas por cliente? | |
| Frecuencia de revision de tarifas (anual, semestral) | |
| Se aplican recargos estacionales (picos de demanda)? |
3.2 Comisiones a Centros PUDO
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Modelo de comision actual (por envio recibido, por envio entregado, fijo mensual, porcentaje) | |
| Importe tipico de comision por envio (rango en euros) | |
| Hay bonificaciones por volumen o rendimiento? | |
| Hay penalizaciones por incidencias o mal servicio? | |
| Frecuencia de liquidacion (semanal, quincenal, mensual) | |
| Metodo de pago a centros (transferencia bancaria, otro) | |
| Quien gestiona las liquidaciones hoy? (departamento) |
3.3 Facturacion a Clientes
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Ciclo de facturacion (mensual, quincenal, por envio) | |
| Sistema de facturacion actual (nombre) | |
| Formato de factura (electronica SII, PDF, ambos) | |
| Se integra la facturacion con ALINA? | |
| Numero aproximado de clientes con facturacion activa |
4. Roles y Permisos
4.1 Estructura Organizativa
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Cuantos operadores PUDO activos hay? | |
| Cuantos transportistas/conductores activos hay? | |
| Cuantos administradores del sistema hay? | |
| Hay un equipo de atencion al cliente? Cuantas personas? | |
| Hay un equipo de facturacion separado? | |
| Un operador puede gestionar mas de un centro PUDO? | |
| Un centro PUDO puede tener mas de un operador? (turnos, suplentes) | |
| Los transportistas son plantilla de Ontime o subcontratados? | |
| Los operadores PUDO son personal del comercio o de Ontime? |
4.2 Mapeo de Roles PROXIMITI
PROXIMITI define los siguientes roles. Indicar el rol equivalente en Ontime y el numero estimado de personas.
| Rol PROXIMITI | Descripcion en PROXIMITI | Rol equivalente en Ontime | Personas estimadas |
|---|---|---|---|
| USER_PUDO | Operador de centro PUDO: recibe paquetes, entrega a destinatarios, gestiona capacidad | ||
| USER_CARRIER | Transportista/conductor: entrega a centros, recoge caducados, handshake dual-QR | ||
| USER_ADMIN | Administrador: gestion de centros, usuarios, monitorizacion, reporting | ||
| USER_CUSTOMER | Cliente/consignatario final: crea envios, consulta seguimiento, recoge paquetes | ||
| USER_BILLING | Facturacion y finanzas: liquidaciones a centros, facturacion a clientes |
4.3 Gestion de Identidad
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Como se gestionan las cuentas de usuario hoy? (Active Directory, manual, otro) | |
| Se usa Azure AD para autenticacion corporativa? | |
| Hay SSO (Single Sign-On) implementado? | |
| Politica de contrasenas (longitud minima, caducidad, MFA) | |
| Proceso de alta y baja de usuarios (quien solicita, quien aprueba) | |
| Frecuencia de revision de permisos/accesos |
5. Sistemas Actuales e Integraciones
5.1 Inventario de Sistemas
Listar todos los sistemas que participan en el flujo logistico de PUDO.
| Sistema | Funcion principal | Proveedor / Tipo | Estado actual | Integracion prevista con PROXIMITI |
|---|---|---|---|---|
| ALINA | ERP logistico | Interno | En produccion | Outbox de expediciones caducadas |
| NOVA | Notificaciones (Mulesoft) | Interno | Email/SMS de eventos de expedicion | |
| Oracle DB | Base de datos operativa | Oracle | Migracion de datos maestros | |
| Azure AD | Identidad corporativa | Microsoft | Autenticacion de usuarios internos | |
| Kanguro | Proveedor de puntos de recogida | Externo | Sincronizacion de catalogo | |
| Hublocker | Proveedor de lockers | Externo | Sincronizacion de catalogo | |
| (anadir otros) |
5.2 Detalle de Sistemas
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Version de Oracle en uso | |
| ALINA expone API REST, SOAP o ambos? | |
| Formato de intercambio con ALINA (JSON, XML, fichero plano) | |
| NOVA esta operativo en produccion o es un sistema nuevo? | |
| Plataforma de email corporativo (Exchange, Gmail, otro) | |
| Tienen gateway SMS contratado? Proveedor? | |
| Usan algun sistema de gestion de flotas/rutas? Nombre? | |
| Usan MDM (Mobile Device Management) para dispositivos moviles? | |
| Tienen sistema de BI o reporting? (Power BI, Grafana, otro) | |
| Hay algun middleware o bus de integracion (ESB, Kafka, RabbitMQ)? |
6. Niveles de Servicio (SLAs)
6.1 SLAs con Clientes Finales
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Tiempo maximo de entrega en centro (servicio estandar) | |
| Tiempo maximo de entrega en centro (servicio express) | |
| Dias de retencion en centro antes de devolucion | |
| Compromiso de notificacion al destinatario (plazo tras recepcion en centro) | |
| Plazo de respuesta ante incidencias o reclamaciones | |
| Se miden estos SLAs hoy? Con que herramienta? | |
| Porcentaje de cumplimiento actual (si se mide) |
6.2 SLAs Internos y con Proveedores
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| SLA de sincronizacion de catalogo con Kanguro (frecuencia) | |
| SLA de disponibilidad de lockers Hublocker | |
| Penalizaciones contractuales por incumplimiento con proveedores | |
| SLA interno de disponibilidad del sistema (uptime objetivo) | |
| Ventana de mantenimiento permitida |
7. Requisitos Regulatorios y Compliance
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Se aplica RGPD para datos de destinatarios? | |
| Periodo de retencion de datos personales definido | |
| Se requiere anonimizacion de pruebas de entrega (POD) despues de un plazo? Cual? | |
| Hay requisitos de auditoria de accesos al sistema? | |
| Se requiere firma electronica avanzada o es suficiente firma basica? | |
| Normativa postal aplicable (Ley del Servicio Postal Universal u otra) | |
| Requisitos de accesibilidad web (WCAG nivel AA, otro) | |
| Se requiere certificacion de seguridad (ISO 27001, ENS, otro)? | |
| Hay delegado de proteccion de datos (DPO) asignado? | |
| Se realizan evaluaciones de impacto (DPIA) para nuevos sistemas? |
8. Infraestructura IT
8.1 Entorno Cloud y Despliegue
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Entorno cloud actual: Azure, AWS, on-premise, hibrido? | |
| Subscripcion Azure disponible para PROXIMITI? | |
| Region de Azure preferida (ej: West Europe, North Europe) | |
| Equipo DevOps: interno, externo o compartido? | |
| Politica de despliegues actual (CI/CD automatizado, manual, mixto) | |
| Entornos disponibles: desarrollo, staging/pre-produccion, produccion? | |
| Hay entorno de pruebas separado para integraciones? |
8.2 Red y Seguridad
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Se requiere VPN o peering para acceso a servicios internos (ALINA, NOVA)? | |
| Hay firewall o WAF corporativo? | |
| Politica de whitelisting de IPs para servicios externos? | |
| Dominio previsto para la aplicacion (ej: proximiti.ontime.es) | |
| Certificados SSL: wildcard corporativo o individuales por subdominio? | |
| Quien gestiona el DNS? |
8.3 Operaciones
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Politica de backups actual (frecuencia, retencion, tipo) | |
| Herramienta de monitorizacion actual (Datadog, Grafana, Azure Monitor, otra) | |
| Hay alertas configuradas para sistemas criticos? | |
| Hay equipo de guardia (on-call) para incidencias fuera de horario? | |
| Herramienta de gestion de incidencias (Jira, ServiceNow, otro) | |
| Hay runbooks o playbooks documentados para incidencias comunes? |
9. Calendario y Prioridades
9.1 Fechas Clave
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Fecha objetivo de go-live en produccion | |
| Hay una fase piloto prevista antes del go-live general? | |
| Fecha de inicio del piloto | |
| Duracion prevista del piloto (semanas) | |
| Numero de centros para el piloto | |
| Centros piloto identificados? (indicar ciudad y tipo de establecimiento) |
9.2 Alcance del Piloto
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Funcionalidades prioritarias para el piloto (listar las 5 principales) | |
| Se incluye el flujo completo (creacion + recepcion + entrega + caducidad)? | |
| Se incluyen las apps moviles (PUDO Manager, Carrier App) en el piloto? | |
| Se incluye la integracion con ALINA en el piloto? | |
| Se incluye la integracion con proveedores (Kanguro, Hublocker) en el piloto? |
9.3 Criterios de Exito y Restricciones
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Criterios de exito para pasar de piloto a rollout general | |
| Quien toma la decision de go/no-go? | |
| Restricciones de calendario (congelacion por campana de Navidad, Black Friday, etc.) | |
| Hay dependencias externas que puedan bloquear el calendario? | |
| Plan de rollback si el go-live no cumple criterios |
10. Contactos del Proyecto
Personas de referencia en Ontime para cada area. El equipo de implementacion necesita interlocutores directos.
| Rol | Nombre | Telefono | Area / Departamento | |
|---|---|---|---|---|
| Sponsor / Responsable ejecutivo | ||||
| Responsable de Operaciones PUDO | ||||
| Responsable de IT / Sistemas | ||||
| Responsable Comercial / Tarifas | ||||
| Responsable Legal / Compliance | ||||
| Responsable de RRHH (gestion de usuarios) | ||||
| Responsable de Facturacion | ||||
| Interlocutor tecnico Kanguro | ||||
| Interlocutor tecnico Hublocker | ||||
| Responsable de Atencion al Cliente | ||||
| Responsable DevOps / Infraestructura |
Notas Adicionales
Espacio libre para cualquier informacion relevante que no encaje en las secciones anteriores: particularidades del negocio, restricciones no documentadas, preocupaciones del equipo, etc.
| Tema | Detalle |
|---|---|
Siguiente paso: Una vez completado, este documento se revisa junto con la Matriz Funcional para identificar brechas y priorizar la configuracion en el Plan de Certificacion.